Jak założyć agencję turystyczną? Co trzeba zrobić, żeby zostać touroperatorem? W ciągu kilku tygodni otrzymałem wiele pytań z tego zakresu. Jakaś kumulacja! Ludzie chcą otwierać biura podróży. Głównie agencyjne. Czyżby szykował się wysyp nowych podmiotów? Może to znak, że sytuacja w turystyce gwałtownie uległa poprawie? Według zasady, która mówi, że kiedy nastroje idą w górę, to otwierane są kolejne firmy.
Biuro agencyjne
W tych pytaniach jest wszystko, od kwestii zupełnie podstawowych po szczegółowe rozwiązania. Dzwonią różne osoby. Urzędnicy i nauczyciele, którzy maja już dość tej pracy i myślą o czymś na własny rachunek. Albo bezrobotni i młodzi absolwenci zamierzający skorzystać z różnych aktywizujących programów i dotacji… Jest też trochę osób, które kiedyś miały coś wspólnego z turystyką, później odeszły z branży, a teraz chcą wrócić. Zmieniło się jednak tyle, że powrót wcale nie jest łatwy.
Potrzebują wiedzy, konkretnych umiejętności oraz kogoś w rodzaju przewodnika po zakamarkach uwarunkowań prawnych i biznesowych.
W ciągu kilku ostatnich lat szczególnego znaczenia nabrały regulacje dotyczące ochrony konsumentów. Działalność UOKiK i wysokie kary za niewłaściwie sformułowane umowy i warunki uczestnictwa (klauzule niedozwolone) wymuszają wysoką świadomość warunków prawnych wśród właścicieli i pracowników biur podróży. Dlatego też kwestie te znalazły się nawet w podstawowych szkoleniach branży turystycznej.
Teoretycznie łatwiej jest otworzyć biuro agencyjne. Czyli takie, które sprzedaje imprezy organizowane przez inne podmioty. Jest to po prostu sklep z podróżami i przy jego uruchomieniu nie są wymagane żadne koncesje, zezwolenia czy ubezpieczenia. Wystarczy założyć działalność gospodarczą. Inwestycje też nie są wielkie: wynajęcie lokalu, biurko, komputer, kasa fiskalna… Myliłby się jednak ktoś sądząc, że sprawa jest aż tak prosta! Trzeba mieć jeszcze klientów – to oczywiste i akurat o tym osoby zamierzające otworzyć agencję pamiętają. Natomiast często nie zdają sobie sprawy, że mogą zderzyć się z niemożnością zbudowaniem oferty. Trzeba mieć co sprzedawać, należy podpisać umowy z organizatorami wycieczek i w ich imieniu oferować je klientom. Tyle, że spora cześć touroperatorów wcale nie chce podpisywać nowych umów! Mają już wystarczającą ilość agentów i nie chcą się rozdrabniać. Przede wszystkim dotyczy to biur najlepiej znanych, takich jak Itaka, Neckermann, TUI i Rainbow. To trudność numer jeden. Jak ją pokonać? Wiele zależy od lokalizacji powstającego biura – ważne żeby nie było blisko do salonu firmowego touroperatora lub jego najlepszych agentów. Jest też kilka innych czynników, o których warto rozmawiać już w konkretnych przypadkach, ponieważ są to sprawy uzależnione od indywidualnych czynników.
Jak zostać touroperatorem, czyli biurem z prawem organizowania imprez turystycznych? Trochę trudniej niż w przypadku biura agencyjnego. Na szczęście nie ma już wymogów związanych z wykształceniem i doświadczeniem zawodowym. Organizatorem wycieczek może być każdy podmiot gospodarczy, który spełni dwa warunki:
a) trzeba wykupić gwarancję ubezpieczeniową (ewentualnie gwarancję bankową lub rachunek powierniczy);
b) na podstawie tej gwarancji uzyskać wpis do rejestru organizatorów – formalności tej dopełniamy w Urzędzie Marszałkowskim właściwym dla siedziby biura.
Nie ma więc już żadnych koncesji. Jest ustawowy wymóg uzyskania wpisu rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
Problemy możemy napotkać starając się o gwarancję ubezpieczeniową. Wiosną zeszłego roku branża została zaskoczona rozporządzeniem ministra finansów w sprawie gwarancji ubezpieczeniowych. Wprowadzone zostało z tylko dwutygodniowym vacatio legis i to pokrywającym się z weekendem majowym. W trudnej sytuacji znalazły się biura, które właśnie odnawiały gwarancję – musiały ekspresowo renegocjować umowy z towarzystwami ubezpieczeniowymi (ale jak tego dokonać w dni wolne od pracy?!). Kwestię tę szeroko relacjonowały specjalistyczne media.
Rozporządzenie to najbardziej uderzyło w podmioty dopiero powstające. W myśl nowych przepisów biura podróży, które rozpoczynają swoją działalność i zamierzają organizować imprezy turystyczne z przeznaczeniem na wszystkie kraje świata, muszą wykupić gwarancję na sumę 90 tysięcy euro! (w przypadku biur, które będą wykorzystywać loty czarterowe gwarancja wynosi aż 250 tysięcy euro). Tak wysoka kwota wydaje się sumą zaporową, szczególnie w przypadku małych podmiotów. Tym bardziej, że progi te obowiązują aż przez pierwsze dwa lata działalności biura. Chciałbym wiedzieć ile osób właśnie ten wymóg zniechęcił do zarejestrowania legalnie działającego podmiotu. Część z nich działa w szarej strefie, organizując wycieczki pod przykrywką pielgrzymek, szkoleń, konferencji czy innych wyjazdów specjalistycznych.
Dla biur już istniejących wymogi te z reguły nie stanowią problemu. Od lat współpracujemy z towarzystwami ubezpieczeniowymi, znają nas i oferują dobre warunki wykupu gwarancji. Co innego nowe firmy, na dorobku, bez historii i bez kapitałowych zabezpieczeń.
O ile tak wysoka kwota zasadna jest w przypadku biur uprawiających turystykę czarterową (ze względu na wysokie ryzyko jakie towarzyszy tej branży) o tyle nie rozumiem sensu zapór ustawionych innym biurom (nie generują wysokiego ryzyka; wszystkie głośne upadki biur dotyczyły turystyki czarterowej).
Ca zatem może zrobić osoba, która chce rozpocząć działalność touroperatora, ale ze względów finansowych nie da rady spełnić tych wymogów? Pewnym sposobem jest zawężenie działalności do Europy (50 tys. euro – jeśli nie ma czarterów) lub tylko Polski i krajów ościennych (7,5 tys. euro). Po to, by z czasem rozszerzyć ją na cały świat. Jest to jakaś metoda, tyle, że w tym przypadku przez 2 lata trzeba składać hołd urzędniczym fantazjom. Taki los przedsiębiorcy. Nikt nie obiecywał, że będzie łatwo. I jak już się to wszystko spełni, to można zacząć myśleć o zdobywaniu klientów i zarabianiu pieniędzy. Powodzenia!
Szkolenie: Zostań właścicielem biura podróży
